أتمتة المستندات التي تنقذ موسم الإقرارات

نادرًا ما يكون موسم الإقرارات صعبًا لأن المحاسبة صعبة. هو صعب لأن المستندات تصل متأخرة، وملاحقتها تستهلك الساعات التي يحتاجها العمل نفسه.

نظام يعمل على الذاكرة

في معظم المكاتب تعتمد التذكيرات على أن يتذكّر أحدهم إرسالها. هذا ينجح مع عشرين عميلًا. أما مع مئة وأربعين فلا، وتظهر الفجوة على شكل عمل إضافي ومخاطر غرامات.

والعملاء ليسوا المشكلة عادةً. لا سبب لدى صاحب شركة ليحفظ موعد إقرار في ذهنه. وحين يصله طلب واضح وطريقة سهلة للرد، يستجيب معظمهم.

ثلاثة أشياء تستحق الأتمتة

• جدول تذكيرات متدرّج: قبل كل موعد بثلاثين ويومًا وأربعة عشر وثلاثة أيام، مخصّص لكل عميل.
• رابط رفع آمن في كل رسالة، فيصبح الرد نقرة واحدة بدل البحث في سلسلة بريد.
• توجيه آلي للمستندات المرفوعة إلى النظام المحاسبي مباشرة، دون إعادة إدخال.
• لوحة داخلية تُظهر من لم يردّ، فيصبح التصعيد قرارًا لا مصادفة.

في مكتب بفرانكفورت لديه محفظة من ١٤٠ عميلًا، انخفض التسليم المتأخر من ٤١% إلى ٦% وتراجعت كلفة العمل الإضافي ٥,١٠٠ يورو شهريًا.

النظام يتذكّر بدلًا عنا، والعملاء يرسلون في الوقت، وفريقي أخيرًا يغادر دون عمل إضافي.

المستشار الضريبي هـ. ب.، شريك، فرانكفورت

الجزء الذي يلاحظه العملاء

هناك أثر على السمعة يستحق التسمية. المكتب الذي يذكّر عملاءه بهدوء وباكرًا يبدو منظّمًا. أما الذي يتصل مذعورًا قبل الموعد بثلاثة أيام فلا يبدو كذلك، مهما كان عمله جيدًا.

إلى أين يذهب الوقت المستعاد

الساعات الموفّرة من الملاحقة هي الساعات المتاحة للعمل الاستشاري، وهو أعلى أجرًا وأصعب على منافس أن ينافسك فيه بالسعر.